2025-05-25 17:29:16
日子过得真快，转眼又过了两周，这次在星巴克喝着冰美式，愉快码字。最近国内的星巴克管理层必定是赢得了更大的经营权，不仅口味上新，还跟五月天联名，隔三差五播放五月天的歌，杯子上也印上了歌词。作为一个退休五迷，也为老陈能挣到更多的养老钱开心。
说起来，最近幸福的阈值明显降低，懂不懂就感到开心，昨天在 YouTube 刷到纳瓦尔的一个采访，他说：
真正拥抱当下，就是对‘此刻的位置’（现状）的满意，无需通过改变现状来获取幸福，而是在现状中找到内心的宁静。
![图片[1]-Louiscard](https://image.louiscard.com/blog/2025-05-25-091010.png-beta3.0)
幸福就是对现状的满足（Happiness is satisfaction with the present），这个说法又属于大道至简，越品越有道理的话。我最近的幸福根源可能也来自于此，人到中年，少了些不切实际的幻想，对日常的平淡宁静感到喜乐。
最近幸福感来自：
北京最近的天气可太好了，骑着小电驴去公司和星巴克，微风穿透身体，听着音乐，抖着腿，感觉这也太快乐啦，人生不需要更幸福啦，已经足够了。
周日上午起来一直在刷 AI 的材料，最近要着手准备一个给 AI workshop 的引流课程，学习 AI 的热情再次拉满。说了很多次，但还是常说常新 —— 输出倒逼输入，deadline 就是第一生产力，每次有输出的任务，总会有远超预期的收获。
一个月前准备给央财的同学们的分享内容，趁机深入研究了怎么用 AI 做幻灯片，解锁了 Canva 和 Figma 做 Slide 的姿势，昨天给一个客户线下 kickoff，5 分钟的内容，本来计划一页 PPT 应付，到现场还有时间，坐在会场，用 Figma 当场撸了 8 页片子，完事还研究出来会议投屏怎么设置「演示模式」。
Figma 和 Canva 制作幻灯片，链接能够指向具体的页面，你可以配合 Obsidian 或者其他的笔记工具，真正实现面向作品和表达的卡片笔记，这实在太酷了。
又想到乔布斯的那句话：
You can’t connect the dots looking forward; you can only connect them looking backwards. So you have to trust that the dots will somehow connect in your future. You have to trust in something — your gut, destiny, life, karma, whatever. Because believing that the dots will connect down the road will give you the confidence to follow your heart even when it leads you off the well worn path; and that will make all the difference.
你无法预先把点点滴滴连成线，只有回头看时，才会发现这些点滴竟已连成了线。因此，你必须相信，这些点滴会在未来的某一天以某种方式串联起来。你得相信直觉、命运、人生或因果之类的东西。因为相信点滴会连成线，会让你在追随内心（即使偏离常规道路）时充满信心，而这将改变一切。
本来想这篇 Newsletter 能不能恢复推荐一些当周阅读的文章，发现 Readwise 收藏的不是没有互联网阅读权限的内部文档，就是从 ChatGPT 和 Gemini 保存的 Deep Research 的回答，朋友们，下次一定。
最后，祝大家周末愉快。
2025-05-17 14:49:14
此时，我正在西安飞往杭州的飞机上，按照计划，还有三分钟就要落地，但窗外还是黑漆漆的一片，没有要下降的意思。索性，拿出笔记本，敲一会这个星期的 Newsletter。
好久不写 Newsletter，上一次还是 2024 年的 2 月那篇，不过期间有几篇 Blog 发出来，讨论了拖延症、大厂写作、call high 等话题，也没完全摆烂。
日常的工作生活中，好像找不到合适的时间去写 Newsletter，特别是在 AI 时代，获取信息的成本极具降低，用不了多久，每个人都能根据自己的兴趣定制信息源，获得高质量的信息供给，更极致地实现张一鸣「人找信息」的终极构想。
因此，手工作坊的信息分享方式 —— Newsletter，大概率会被扔到历史的垃圾箱，一想到这个点，更新 Newsletter 的动力就更小了。
虽然这个博客更新不算频繁，我最近倒是花了不少时间研究怎么用 AI 辅助写作，Prompt 改了好几个版本，或者更广义的角度，这是一次关于小主题学习的流程重构，这挺有意思的，不出差的日子，我每天能至少投入 60 分钟在这个问题上，顺利的话，我会用这个新的模式打造我继《高效信息管理术》之后的第二个内容产品。
因此，碎碎念的，接近散文风格的日常表达，我想了想，就别非要用 AI 来降本增效了吧。
正如我在飞机上的这会，每周四晚上，找个会议室，放一首音乐，对自己的近况写一些没有太多阅读压力的文字，更多作为记录，而不是分享，甚至只是为了保持敲击键盘的手感和逐渐匮乏的表达欲。
这似乎挺简单，但真正要坚持也不容易 —— 做好不容易，做糟也不简单。摆烂说起来容易，真正做到得克服很多内心的限制，接受粗糙，需要练习，需要脱敏，需要下猛药。
我心目中最理想的 Newsletter 有点像策展，一个人就某一个大的主题持续研究，定期分享心得体会和研究进展，把有趣、好玩的发现给大家做一些更新。
我在前几年一直按照这个大的思路照猫画虎的模仿，尝试过不同的模板，比如 3-2-1 模型，分享三个洞察，两条名人名言和一个问题，更早的时候甚至还会分享我这一周的书影音记录和喜欢的摄影作品。
后来为啥没有坚持呢？我想了想，一方面自己有段时间突然厌倦了无穷无尽的线上资讯浏览，仿佛是一个 RSS 工厂的螺丝工，更不要说当下 AI 能够更好的完成信息的探测和总结，这件事就是 AI 最擅长的领域之一。
后来，我开始尝试把为数不多的时间投入到单篇 Blog 的撰写，这是个明智的决定，前段时间去给大学的同学们分享，课后大家询问拖延症的话题，我直接甩那篇文章的链接就好，正如多年前，有人咨询工具清单和信息管理的技巧，我可以甩笔记的链接和少数派的专栏链接一样从容。
说回 Newsletter，我发现已经敲了 1070 个字，读者得花 4 分 29 秒才能读完这些文字，虽然没多少人会看，但我准备克制下表达欲，收尾啦。
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最后想聊几句心态的转变，你可能很早就听说过「写作应该有对象感」，我虽然很早就在 Blog 里写「我应该像写个一个远方的好友」一样。但是前几年，ego 太大，年轻气盛，骄傲敏感，字里行间都在「谦虚地表达自己有多厉害」，害怕暴露自己的无能和愚蠢。
最近这半年，我好像突然就不在乎啦，仿佛顿悟一般，强烈地感受到「自我」变得越来越小，当 ego 变小之后，也就没有了曾经那种端着架子，穿着盛装在这个世界的局促感。
挺好的，生活本来就挺难了，别总是为难自己，开心一点，快乐一点，自洽一点，慈悲一点，少一点「这不行，那不好」，放开手脚，蓬勃认真地活出自我。
2024-12-25 23:11:02
「围绕老板开展工作」听起来太过功利，但在 ToB 领域，花费大量时间跟对接人沟通，最后老板一句话，所有努力付诸东流的故事，实在屡见不鲜。Call high （与客户高层的沟通） 的重要性不言而喻，这不仅是季度业务回顾（QBR）、风险拯救、商务谈判等关键场景的必备技能，call high 的效果也直接决定了客户的价值感知，续约续费和合作深度。但很多人在面对高层时仍会感到紧张不安，甚至产生恐惧：
相对于沟通技巧，做好心理建设，避免未战先怯，是 call high 成功的基石。
不要将对方预设为高高在上、聪明绝顶、经验丰富，而把自己放在弱势地位，时刻提醒自己 —— 人与人之间虽有差异，但「人人平等」，不必因为差异感到不安和羞怯，这都是心中的陈腐观念在作祟。
很多公司提倡扁平化管理，不允许称呼「领导」、「老板」，用「您」，都在帮助员工建立一个重要认知： 地位可以不同，人格必须平等，无需胆怯。如果有人会因为声望、财富而看低他人，我们也不必给予他们相应的尊重，他们的观念还停留在远古时代。
管理学中的PAC模型很好地解释了这种畏惧心理。我们常在「家长、成人、孩子」三种角色间切换。面对领导等权威时，我们容易将其视为「家长」，自身则退化为「孩子」，产生复杂的情绪。只有以「成人对成人」的心态沟通，才能建立正常的合作关系。
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除了无条件的身份平等，在专业能力方面，我们更应该建立强烈的自信，面对权威的光环，我们容易迷失自我，动摇自信。一个简单有效的方法是：建立一个「夸夸文档」，收集来自各方的好评截图，在自我怀疑时翻出来看看。也可以参考 除了退休，如何在无尽的工作中找到「救生圈」 这篇文章提到了「能力矩阵」等方法，用客观的记录建立更稳定的自我评价标准。
更进一步，我们应该对 call high 的对象有好奇心，像关心朋友一样去了解他们，设身处地为他们着想，提供力所能及的帮助，有句老话说的好 —— 「真诚是无敌的」。
心态调整好，接下来就是具体的准备工作了，准备一次面对企业管理层的沟通，应该关注以下几点：
除非是刻意营造的「轻松咖啡局」，对客的沟通务必要准备完整的沟通文档，越重要的沟通越要认真准备，避免空对空交流。这篇文档应该包含沟通目标、参会人信息、会议议程、项目进展、业务数据、参考案例等要素，对客文档要简洁清晰、有所设计，精心排列组合故事线，不要堆砌内容，少就是多。
同时，要了解客户的沟通习惯，避免触碰其企业文化和价值观的红线。对于重要的沟通，建议准备一份内部版本，以便团队信息同步。
明确沟通目标，区分对客和对内版本。这样可以在沟通中保持焦点，避免偏离主题，也能更有效地衡量沟通效果。这些目标可能包括获得支持、解决重大问题、推动决策或加强合作关系，内部的目标可能是对内目标则可能包括传递特定信息。根据目标，有侧重地准备方案和关键信息。
如何让客户感受到你的诚意和专业？了解高层的关注点至关重要。研究他们近期的文章和演讲，并在沟通中适时提及，甚至引用其中的观点，能产生意想不到的效果。
作为对客岗位，要有意识提升对于关键 KDM 的理解能力，通过持续的学习，在成百上千次的实战沟通中，提升对不同类型的管理者的认知，比如组织的创始人和职业经理人有区别，央国企的老板和二代的关注点也大相径庭，CEO 关注战略落地、成本控制，CHO 关注组织管理、企业文化等等。只有深入了解不同群体，才能更好地进行沟通。
此外，通过阅读文章和观看视频，我们可以更直观地了解 KDM 的个性和关注点。
跟客户高层的沟通技巧没有特别大的差异性，这些只能靠实战不断打磨。比如要注重在沟通前破冰，准备一些 small talk，让对话变得轻松一些，消除紧张，降低沟通的阶层感。通过问问题的方式往往也能打破上对下的模式，建立更加平等的感觉，寻求对话而非单向输出，让客户开口，call high 就八九不离十啦。
沟通前要调动好情绪，元气满满，充满热忱。我有个同事会在见客户之前会灌两杯冰美式，有时候还会做几个开合跳，把自己的状态拉升起来，就像演员要登上舞台一样，充满仪式感。
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在沟通中一定要有意识放慢语速，这是很多人最需要改掉的毛病，这不仅能展示自信，给自己更多思考的空间，注意说话的重音，更有节奏的表达，有停顿，有气口，也会让听众更沉浸，更自在。
在沟通表达的过程中，也要特别注重倾听，挖掘客户的真实需求，表现出对他们所面临挑战的理解和同情。用点头、记录等方式展现你的关注。并且要及时、积极地回应他们的问题和质疑。
更进一步，不要只停留在表面的和气，要敢于进行有深度的对话，即使这些对话可能会让人感到些许不适，用轻松的口气坚决地传递一些不那么令人愉快的信息，适度消解紧张的气氛，但该说的狠话不能不说。
还有一个有效的技巧是在对话中多选择「深入细节」而非「转向自己」。比如当对方提到某个观点时：
✅ 好的做法：
"能具体说说这个想法背后的考虑吗？"
"这个方案在实施过程中可能会遇到哪些挑战？"
❌ 不好的做法：
"这让我想起我之前的经历..."
"我们上家公司是这样处理的..."
特别提醒的是，很多人忽视了沟通后的跟进工作，但这恰恰是体现专业性的重要环节，下面这些动作不要跳过：
无论是面向客户还是跟自己的老板，与高层的沟通能力是职场进阶的关键，与高层沟通的本质是对等、真诚和专业。
不是所有的高层沟通都需要完美无缺，但只要每次沟通有所准备，有所收获，随着经验的积累，你会发现，原本令人紧张的高层沟通，逐渐变成了一件能够从容应对的日常工作。
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最后送给大家一条亚马逊的领导力原则—— 客户至上，这个原则的英文原文是”Customer Obsession”，查一查字典会发现，Obsession 最常见的意思是「痴迷、迷恋、构成困扰」，这很有意思，当我们能对客户有这样的心态，我们大概率不会害怕和客户的老板沟通，而是掰着指头期待和他们会面的日子早点到来吧。
2024-12-01 17:01:50
这篇文章聊聊对于文档写作的理解，特别在大厂，写好一篇业务文档需要注意哪些关键点。
在亚马逊、字节、美团等公司的「反 PPT 文化」的影响下，文档的重要性被更多组织认识到，像得到-App 等平台也推出职场写作课等产品，帮助职场人士提升写作能力。为什么写好文档这么重要呢？
如何才能写好一篇工作文档呢？我在这里提供以下几点建议：
打造一款产品， PM 会被无数次提醒「用户需求」，写文档也应如此，写文档同样应关注用户需求，我们需要理解需求视角和供给视角，始终以用户需求为核心，从文档撰写开始就紧密围绕用户视角，识别、深挖用户的各种需求。
写文档最大的问题就是只关注「供给者角度」，忽视用户视角，不关心读者关心什么，知道什么，不知道什么，而只关注怎么把自己的关键点呈现完整。这就会导致读者过高的阅读成本，甚至无法准确理解文档希望传达的重点信息。
比如我们准备一篇季度会的业务总结文档，读者包括团队管理者、协同团队、其他部门，每一种角色的需求不同，有些人就是大概了解，有些人需要关键洞察，有些人需要拿到规划方向，我们能否说清楚他们的需求，并在文档中有意识的满足直接决定文档的水平。字节某大佬提供了一个非常精彩的观点，他指出业务总结文档应该包含三个维度：
这三个维度的信息能比较充分的为不同读者提供足够的信息，也不至于陷入过于笼统或者过于琐碎的细节中。不同公司和不同 Leader 的思考模式会极大的影响文档风格，例如，亚马逊的文档关注可影响要素；Meta 则侧重于数据报告和实验结果；而 Google 的 OKR 已成为一种独特的工作方式。
如何获得用户需求，除了有意识安排用户访谈、组织会前的问题收集，会后的反馈收集，花更多时间跟你文档的「用户」在一起，多吃饭，多聊天，了解他们关心什么，可能更重要。
好的结构对于读者的阅读体验至关重要，屏幕阅读时代，大部分人的阅读模式都是 F 型动线，先扫视顶部横线，再沿左侧垂直扫读，没有结构的文档，读者无法通过扫读的方式快速获取信息，只能逐字逐句，效率低，体验差。
文档结构分为内容结构和呈现结构，内容结构的几条重要原则如下：
呈现结构则多用下面的样式，让信息呈现更清晰完整，相比 100% 的叙述性表达，下面的结构呈现让读者更轻松获取信息：
不过对于结构化的表达需要持续积累，一些优秀的文档的结构得有意识积累和学习，你可以去公司的 wiki 看看历史文档，也可以去飞书和 Notion 等文档应用的模板中心，里面也藏了不少宝藏。我前段时间特别痴迷亚马逊的 6 页纸备忘录，网上还能找到几篇示例，从中能看到他们对于信息呈现的思考和设计，很有意思。
这其实也是注重用户视角的表现，没有读者喜欢阅读诘屈聱牙，长句套短句的复杂文档。尤其是工作文档，风格要追求简洁和清爽，用大白话，避免黑话和术语，一些需要注意的关键点我也做一些罗列：
可能更重要的一个技巧就是 —— 控制篇幅，我前段时间跟亚马逊的朋友请教 6 页纸的结构，他给了说了一个非常有意思的说法，其实大多数文档都不会 6 pages，而是 one page，因为现在数字化的文档不会打印出来，很多题目里写着「某某项目 onepage」的文档，打印出来怕是要有 10 页不止。（微笑
我刚毕业那会去了党政机关的办公室，核心工作就是写稿子，那时候机关单位的小伙伴见面聊天，总免不了提起几位年纪轻轻便扶摇直上的政治明星，那些被人口口相传的故事主角，大比例都是因为写得一手好文章，成为了单位的笔杆子，因此获得机会，破格提拔，火箭晋升，但这不比其他，免不了点灯熬油的下一番苦功夫。
当然在体制外，我们不称之为「文章」或者「稿子」，更习惯称之为「文档」，本质相同，
上文提到的那个字节大佬在分享写双月会文档 tip 的文章结尾的最后一句话让我读了一遍又一遍，也送给大家：
祝大家从此不再受双月会困扰，把 6 月过成夏天而非 Q2。
年底了，又到了写文档的高峰期，也祝大家能因为上文的一些小技巧，多少能少受些文档的困扰，享受这个 12 月的初冬。最后，你在写文档时有哪些心得？也欢迎在下方留言与我们分享 ～
2024-11-17 22:42:05
工作多年之后，对业务能力依然信心不足，经常觉得一年过去，做了很多，但也说不清楚有什么成长，想起学生时代，老师考前会画重点，只要掌握了这 30 道题，便心里有底，至少能过关大吉，每一科的成绩，每一张证书也容易量化成长。工作和考试虽然不同，也有诸多相似，也许能从中借鉴一二，免去一些不确定带来的痛苦。
为什么很多人会在工作多年之后依然有强烈的，甚至更强烈的不安全感呢，我想大概有以下这些原因。
![图片[1]-Louiscard](https://www.louiscard.com/wp-content/uploads/2024/11/ChatGPT-Image-May-18-2025-10_46_02-AM.png)
进入职场，你便加入一场无限游戏，没有了「熬过三年，上大学就好了」的期望，一个季度接着一个季度，为下一次的绩效而努力。忙完 Q3 还有 Q4，忙完 H1 还有 H2，在遥遥无期的退休和悬在头顶的优化到来之前，只要不燃尽自己，只要不弹簧崩断，便要一直努力做工。某种意义上讲，工作是一场「无期徒刑」，是一场过于漫长的苦旅。
如果你处在一家人才密度足够高，人员流动相对频繁的公司，特别是互联网大厂，同侪压力可以始终拉满。总有新晋卷王，总有明星员工，总有企业文化饱和度爆表的上位者。他们跟你在一个部门群，跟你同写一篇周会文档，他们扶摇直上，拿到越来越多的 credit，留给你品味技不如人，甚至无人问津的苦楚。
今天的高线，就是明天的基操。
「掌握三板斧，守住一摊事，同样的经验重复 30 年」，这样的日子听起来无聊和危险，若真拿着这样的铁饭碗，不失为一件幸事。更多的情况是，组织希望员工能更充分燃烧，主动燃烧，而成熟的管理者便是敢于提出更高的要求。在职场的政治正确便是：你要拥抱变化，你要卷动自己，你要适应越来越高的标准，一次次突破原有的边界，永远呆在舒适区之外。
当然，东亚人对工作的敌意要小得多，稻盛和夫在《活法》更是提出「工作即修行」，认为人生的目的在于磨炼心志，而工作就是最好的修行之道。我虽然认同，但除了心法加持，还得有一些落地的指引，否则，工作带来的痛苦怕要让自己提前耗尽对生活的热情。
人生和我们日常的工作生活是一个复杂系统，需要用心设计，老生常谈所讲的「去熵」，否则就像不打扫的房间最终会变得无法居住，很容易让人生陷入混乱。我们工作中，需要提升的技能，掌握的知识，结交的人脉等等，这似乎没有尽头。这张考卷，很容易让人陷入到一种「生有涯而知无涯」的巨大恐慌之中，我下面罗列几条应对的举措，希望对我们有用。
我时常陷入到一种思维定势，如果在一家公司工作，便一定要恪尽职守，直到不可抗力的出现，开心与否，都希望干到退休。有这样想法的人不在少数，而所谓的职业规划和骑驴找马甚至会带来一些羞耻感。曾经一个朋友跟我说「职业规划并不一定让你取得更大的职场成就，但是一定能让你更开心」。如今想来，这份开心便是你的这份规划，给了自己一个期限。
比如：
诸如此类，一旦你有了这样的规划，那么人生便有了盼头，开心和不开心，日子也更值得珍惜，正如上学时候的考试，考前你也更清楚自己想要什么，更针对性的努力，考完便是新的篇章。
比较没有尽头，想要在团队中拔得头筹，扶摇直上，长袖善舞，也要有命运的偏爱和时运的垂怜。如果把「成就感」和「价值判断标准」只关联在组织、上级的认可，这些不确定性必然会让你在长时间陷入迷茫和痛苦，而且正如我前文所讲，这个季度的高亮表现，下个季度亦要归零开始。
解决的方案便是更大比例抓住我们能控制的事情，首推的便是「打造我们的作品」，也许是关于某个主题的 PPT，也许是跟客户日夜打磨的方案，你能交付的某个 workshop 或培训等等。这些作品打磨和发布本身便能带来不少的成就感，因此得到的正向反馈更加直接，且来源广泛，甚至能够超脱出你所在组织的范畴，获得更大的影响力。
有几个成熟的老作品打底，便能解决很多职场不安全感的问题，有余力的情况下，能做好常规更新，抓住机会持续有新的作品交付，就更好不过。当你看着自己的作品墙上一个又一个作品贴出，它们收到越来越多的肯定，这份底气便越来越足。
除了上述提到的能交付和可重复可传播的作品，我们承担的每一个项目，我们服务过的每一个客户，我们解决的每一个问题，这些某种意义上也是我们的作品，只是这种作品一般只会出现在晋升答辩、简历和面试中。
也许，我们每个人都应该立刻着手起草一个「简历」，并用心记录工作中的「故事」。这些记录有点像季度会你的个人总结，但更加真实和详实，起手可以先用最标准化的结构：你遇到的什么挑战，你采取了什么办法，你得到了什么结果。
如此说来，这甚至还能关联你的技能矩阵图，每次复盘记录，便更新自己的技能地图，点亮、打分，按照 JD 的要求：项目管理、沟通谈判、演讲能力、高层汇报、团队管理等等等等，你也能对这些能力指标有一个清晰的自我认识，并且也有扎实的工作经历来作证，无论什么时候讲都能讲得深入生动，条理清晰。
如果没有考试便没有安全感，或者没有主线任务便容易迷失，也许这种方式就是最好的一份成长地图。
德波顿在《身份的焦虑》中说：「他人对我们的关注之所以如此重要，主要原因便在于人类对自身价值的判断有一种与生俱来的不确定性……一会儿觉得自己聪明机巧、幽默风趣、一言九鼎，一会儿又觉得自己蠢笨如牛、了无情趣、一钱不值。」
大家都很焦虑，但在你生命中最好的年纪，身体健康，现世安稳，不要被工作和工作中的一些小事搞到人生幻灭，自怨自艾，永远相信问题能解决，事情会好转，我们愿意尝试各种举措，相信会有美好的未来，并从当下开始享受人生。
2024-11-02 21:36:48
这是时间管理领域老生常谈的话题，我近些年却有了好几次的反复，想趁此机会反思反思。
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我先简单回顾下我自己的经历。
我很早就开始重度使用任务管理工具，用了超过 10 年的 OmniFocus，看了上百篇篇相关文章、帖子和视频，也给很多人分享过基于 OmniFocus 的 GTD 最佳实践，前段时间还写了一篇 文章，介绍如何用「预测标签」设计每天的工作。
这个方法的基本模式很简单，核心思想就是按照 GTD 的规范，将个人任务先扔到 inbox，定期清理，分门别类，添加标签和优先级、设定截止日期。这样我们每天使用「今日视图」，就能筛选聚焦当天的若干条任务，主要包括下面几类任务：
我稍微解释下最后一种情况，这主要是标记一些并不一定今天截止，但是需要投入必要时间，你希望他们出现在「今日」视图，而不是被日常任务淹没。
在这个设定下，只要你维护得足够好，应该在这个视图完整地看到今天需要完成和希望着手开始的全量任务。这个视图的任务不够，就其他项目中筛选 P0 任务补充进来，任务太多，就通过修改截止时间、去除 today 标签或者推迟开始时间等方式裁剪。
如果再复杂一点，你可以基于任务的优先级，给今天视图下的任务再做排序，给最重要的三个任务添加 Flag，给任务添加预估时间，以更精细化地安排当天的工作。
这个系统非常强大，用专业的任务管理工具和 sop 规划每一天，逻辑上必然能提升效率，然而事实上，在真正在落地的过程中，困难重重。
原因之一：维护成本居高不下。相对于简单的记事本罗列待办，使用 OmniFocus 这样的管理工具，成本要高得多，特别是当你忙得晕头转向，在开启一天的工作之前还需要完成这一套任务规划工作流的时候，非常容易放弃，稍微放羊两天，处理的成本就越来越高，想要启动的难度也越来越大。
原因之二：陷入管理瘫痪（paralysis by analysis）。这是我在「生产力成瘾」之外，再次确诊的相关病症，这也可以称为「过度 J 人」的反噬。什么是管理瘫痪呢，简单来说就是面对大量信息，过度分析、评估和规划，反而无法做出实际的决策或采取行动，导致效率降低。对于工具的过度重视，陷入生产力成瘾的状态之后，过度依赖任务管理工具，甚至因为没有践行这套 GTD 的做法而产生强烈的挫败和不安全感，花费超过合理范围的时间在优化工具和调优系统，产生一种「生产性拖延」 —— 感觉在做有用的事情，实际上只是在逃避真正的工作。
这种复杂工具的副作用的伤害是隐秘的，在相当长时间，你会沉浸在「先进工具」带来的优越感当中，直到你再也不能忍受，出现系统性的风险和生产力系统的全方位崩溃。
如果你的任务管理工具只是个人使用，没有协同能力，与此同时，你所在的团队还有其他的项目管理、任务管理工具，这种双倍的维护成本会更容易让你破罐破摔。因此，鉴于我无法逃避团队工具，我在第二阶段尝试将很多工作的任务迁移到了飞书的任务管理工具中。相比之下，飞书的任务管理工具要更简单，没有所谓的 inbox，你只需要创建几个协同的任务列表，同时将任务添加截止日期，将其分配到一周的某天就好。
我将个人任务管理工具改成了 Todoist，即便严格控制维护成本，对于两个工具并用所带来的割裂感和成本降级依然内心抗拒。
还有一种模式，我曾经是 Moleskine 的忠实拥趸，买过4 个尺寸不同的本子。纸质工具虽然不具备数字工具的自动化、搜索和同步等功能，但手写记录带来的仪式感和灵活性是充满魔力的。
更关键的是，用纸笔的方式会带来一种绝妙的限制 —— 每一天都是崭新的一页。而不像使用主流的任务管理工具，你昨天没有完成的任务，你上个月决定今天要买的东西、收件箱里 30 个积压的任务，永远都不会自行消失，他们永远都在等你抽出时间去管理。
使用纸笔开启一天的工作，大多数都依赖于你的大脑内存，因此 sop 变得非常简单：
与此同时，相对于在任务工具中点击完成，在纸上划掉一个任务能带来更加强烈的成就感。
虽然如此，让我完全放弃数字化的应用也是完全不可接受的，即便过度依赖工具回来了糟糕的后果，但是能够随时记录和搜索，外加越来越方便的 AI 的技术，如果不是使用数字化的工具都将无法享受。
因此，我认为当前对于每天任务的安排不应该完全回到最传统的只使用纸和笔的方式，而是结合两者的优势，创作一种适合自己的生产力体系。
首先，对于我当前使用 Todoist 来说，或者更多人在使用的苹果提醒、嘀嗒清单等，这些工具最大的价值在于下面 4 点：
其次，对于工作中的协同工具来说，比如飞书任务，不可替代的地方：
再次，我们花了很多篇幅讨论任务管理工具的选择，但是无论如何数字化的日历工具应该没有争议，具体执行方案上也没有太大争议，使用飞书日历，然后在个人日历工具中订阅，同时在飞书日历添加三方日历，实现两端都能展示全量的日程信息。
最后，回到这篇文章讨论的最核心的话题 —— 如何安排每天的工作任务。
在我看来，不论是尝试在 Todoist 还是在飞书任务中，筛选排序出每一天的任务，都会不可避免的陷入「过度规划」的陷阱。我们应该引入一种类似 Moleskine 这样纸笔带来的类似「阅后即焚」的归零模式。也就是说，用来呈现每天具体 todo 的工具应该是极简的，最关键的能够和上述的高级的生产力工具保持一定的距离，确保无论如何能够快速启动，你的当日视图的任务来源：
具体工具选择上，你可以选择使用纸笔，甚至可以选择山姆奥特曼的同款（最近他在访谈分享了自己的本子和笔的牌子），你也可以选择使用任何一款趁手的数字笔记工具。这种调整会带来一个关键的模式变化，将生产力系统从一环扣一环的筛选关系，变成了「主干稳定，末端灵活」的灵活系统。我们主力的任务管理工具，如上所述，他们是强大且稳定的，虽然有一定的维护成本，但是足够稳定，事无巨细帮你兜底，类似我们在 SaaS 领域经常提到的「主数据」。但是这种主干并不会直接影响到末端，不会出现类似我最早模式所带来的一旦 GTD 系统维护不利，就导致今天要做什么这么简单的目的都无法达成，产生一系列连锁反应，在末端保持绝对的灵活。
换句话说，我们做了一定程度的风险隔离，即便我们的主端工具发生了一定程度的停摆，这种风险不会传递到末端，这种风险如果放在以前，释放的某一天，用 2 – 3 个小时去消化会带来损失，但是如果放在一周的时间维度，特别是有周末来做缓冲，这种风险便能能被轻易分散和消解，有效的规避系统性风险产生的可能性。
因此，对于 Todoist 或者其他任务管理应用，我们进行必要的维护，不要尝试重度维护 today 视图，而只是作为一个用来筛选今日任务的备选清单，哪怕有 20 个今日截止任务堆在那里也无所谓。严格控制每天维护这些系统的时间，谨防过度规划，陷入管理瘫痪，允许出现一定的债务，周末花时间进行系统性修复即可。
当然，整体方案的原则确认，还有很多细节有待讨论，比如每天筛选多少条任务合适、什么时间做任务规划、用 iPad 是否能代替纸笔等等。不过相比之下，这些都是细节，random 一些参数，不影响整体的效果。
我相信，这可能是当前工具框架下，最理想的每日任务制定思路啦。
上一篇文章是在科学馆的餐厅写的，这一篇是在北京郊区一个名叫「芝士自习室」的地方，二楼全是高考和考研的同学，安静得都敲不了键盘。我在一楼的休闲区，带着耳机码字。刚一个男同学下来坐在我旁边的沙发，刷一会短视频，出声地背一会诗歌，挺羡慕的。想起当年我高考之前的周末只能去麦当劳刷题，那时候，吃着麦乐鸡的我，想不到十几年后的自己，会怎么时不我待，为抓不住的时间而焦虑吧。
希望十年后的我，不再有类似的烦恼。
